Im HannoverServiceCenter des Fachbereichs Öffentliche Ordnung suchen wir für unser Empfangsteam eine Verwaltungskraft.

In unserem Verwaltungsgebäude arbeiten ca. 650 Mitarbeiter*innen, mit einem täglichen Kund*innenaufkommen von bis zu 2.000 Personen.

Der Empfang, eine Arbeitsgruppe im Sachgebiet Organisation, Finanzen und IuK-Koordination, fungiert als erste Orientierungshilfe im HannoverServiceCenter am Schützenplatz und beantwortet nach Möglichkeit alle auftretenden Kund*innenfragen, besetzt das Servicetelefon des Fachbereiches und führt einfache Sachbearbeitungstätigkeiten durch.

Ihre Aufgaben

• Besetzung des Empfangstresens: Hier werden nach Möglichkeit alle auftretenden Kund*innenfragen beantwortet. Dazu gehören Auskünfte zu Öffnungszeiten, dem Gebäude und auch zu Angeboten und Serviceleistungen des Fachbereichs Öffentliche Ordnung sowie die Terminvergabe für Gesprächstermine.
• Anfragen zu Aufgaben anderer Behörden und Fachbereiche beantworten und die Kund*innen entsprechend weiterleiten
• Sachbearbeitung: Insbesondere zu den Schließzeiten der fachlichen Sachgebiete fallen am Empfang einfache sachbearbeitende Tätigkeiten an. Dazu gehören z. B. die Entgegennahme von Fundsachen, die Terminvergabe für die Sachgebiete oder auch die Ausgabe von Unterlagen einschließlich der Eintragung in das jeweilige Fachverfahren. Annahme und Ausgabe von Dokumenten und Anträgen gegen Empfangsbescheinigung
• Informationsausgabe an Kund*innen über notwendige Unterlagen und Antragsvoraussetzungen zu den Angeboten des Fachbereichs.
• Besetzung des Hintergrundbüros: Entgegennahme von Anrufen und Auskunftserteilung über das Servicetelefon des Fachbereiches Öffentliche Ordnung.
• Sitzungsmanagement: Organisation der Besprechungsräume im HannoverServiceCenter. Buchung der Räume und ggf. Auftragsannahme- und Klärung des Catering.
• Beschwerdemanagement: Zu den Tätigkeiten am Front- sowie Hintergrundarbeitssplatz gehört auch das Führen schwieriger Verhandlungen mit Kund*innen, die mit Verwaltungsabläufen oder Entscheidungen nicht zufrieden sind.

Ihr Profil und Ihre Kompetenzen

• ein erfolgreicher Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder vergleichbar bzw. einen gleichwertigen Abschluss
• oder die Befähigung der Laufbahngruppe 1, erstes Einstiegsamt der Fachrichtung Allgemeine Dienste
• oder eine entsprechend abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung im bürokaufmännischen, büroorganisatorischen oder bürokommunikativen Bereich bei einem öffentlich-rechtlichen Arbeitsgeber sowie eine mindestens zweijährige Berufserfahrung im erlernten Beruf
• oder die stadtinterne Qualifizierung zur Verwaltungs- und Schreibkraft

Darüber hinaus verfügen Sie über folgende Fähigkeiten und Kompetenzen:

• Erzeugen angemessener Antworten in kurzer Zeit
• Erfahrungen im Umgang mit Verwaltungsabläufen
• eine gute Auffassungsgabe
• ein angemessenes äußeres Erscheinungsbild
• ein hohes Interesse und Fähigkeit in einem Team zu arbeiten
• Kommunikationsfähigkeit und Kund*innenfreundlichkeit, Verantwortungsbewusstsein, Konfliktlösungskompetenzen
• Verhandlungsgeschick, sicheres empathisches Auftreten, Entscheidungsfreudigkeit, deeskalatives Verhalten im Kund*innenkontakt
• Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit
• Bereitschaft zum Schichtdienst (7:00 Uhr - 18:00 Uhr)
• Vorteilhaft ist es, vorhandene Berufserfahrung in einem Sekretariat, einem Empfangstresen oder einer Rezeption zu haben und in Stresssituationen über ein hohes Maß an Belastbarkeit zu verfügen
• Gender- und Diversitykompetenz, Interkulturelle Kompetenz, Fremdsprachenkenntnisse (bevorzugt Englisch)

Wir bieten

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgabe im öffentlichen Dienst
• einen sicheren Arbeitsplatz sowie eine attraktive Vergütung
• Home-Office-Möglichkeiten und flexible Arbeitszeitmodelle
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche
• vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
• bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen eine Jahressonderzahlung
• eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung
• im Einzelfall eine Leistungsprämie
• ein attraktives Job-Ticket für den öffentlichen Personennahverkehr
• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Dienstrad-Leasing
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote

Hinweise und Werte

Die Eingruppierung richtet sich nach Entgeltgruppe 06 TVöD (A I 3Anlage 1 – Entgeltordnung (VKA)). Der Arbeitsplatz ist für die Bewerbung von Beschäftigten im Tarifbereich sowie von bereits Verbeamteten offen. Der Stellenwert entspricht bei einer Dienstpostenbewertung der Besoldungsgruppe A 6.

Die Vollzeitstelle ist ab sofort unbefristet mit wöchentlich 39 bzw. 40 Stunden für Verbeamtete zu besetzen. Weiterhin ist eine zunächst bis zum 31.12.2025 befristete Stelle vakant. Die Stellen sind Teilzeit geeignet. Wir kommen gern mit Ihnen über praktikable Arbeitszeitmodelle ins Gespräch.

Die Landeshauptstadt Hannover hat das Ziel, die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Stadtverwaltung abzubilden. Sie erkennt damit Vielfalt als wichtigen Teil ihrer Unternehmenskultur an und ist bestrebt, ein offenes Arbeitsumfeld zu schaffen, das Menschen unabhängig von ihrer ethnischen, kulturellen und sozialen Herkunft, ihres Alters, ihrer Behinderung, ihrer Religion sowie ihrer sexuellen oder geschlechtlichen Identität gleiche Chancen bietet.

Schwerbehinderte Menschen oder ihnen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir bestärken insbesondere Menschen mit einer Migrationsbiografie sich zu bewerben. Weitere Informationen und Hinweise über die Landeshauptstadt Hannover als Arbeitgeberin und das Stellenbesetzungsverfahren finden Sie unter https://karriere.hannover.de/ .

Ihren Hospitationswünschen sehen wir gern entgegen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Für Rückfragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Hrube (Tel. 0511/168-48496, 32.03.bewerbungsmanagement@hannover-stadt.de als Ansprechpartnerin zur Verfügung. Für inhaltliche Fragen zur Stelle oder zur Vereinbarung von Hospitationsterminen wenden Sie sich bitte an Frau Hohenberg (Tel. 0511/168-32340, Jana.Hohenberg@hannover-stadt.de).

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, dann bewerben Sie sich bitte online über das Bewerbungsportal oder richten Sie Ihre schriftliche Bewerbung mit den üblichen Bewerbungsunterlagen (ohne Foto) unter Angabe der Ausschreibungs-ID 30810-1625 an 32.03.bewerbungsmanagement@hannover-stadt.de

Noch nichts Passendes dabei?

Dann bleiben Sie mit uns im Kontakt. Wir freuen uns auch über Initiativbewerbungen und beraten Sie gern über die vielfältigen Einstiegsmöglichkeiten.

Für interne Bewerbungen wird auf die geltenden LHH-spezifischen Regelungen verwiesen.

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