Vorzimmerassistenz

BesGr A 11 LBesO oder EG 10 TVöD

für das Büro des Oberbürgermeisters

Das Büro 01 – Büro des Oberbürgermeisters der Landeshauptstadt Düsseldorf – umfasst alle organisatorischen Abteilungen, die dem Oberbürgermeister direkt zugeordnet sind. Dazu gehören zum Beispiel Protokoll-, Gremien- und Ratsangelegenheiten, Internationales, Ehrenamt, Bürgerservice und –kontakte, Fachreferentinnen und Fachreferenten sowie die Terminkoordination.

Die Tätigkeit im Büro 01 ist inhaltlich sehr vielfältig und erfordert Flexibilität sowie eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit. Zudem sind Offenheit, Loyalität und Freude an der Kommunikation wichtige Grundlagen des Handelns. Dem Geschäftszimmer der Büroleitung kommt in dem organisatorischen und inhaltlichen Kontext eine zentrale Rolle zu.

Ihre Aufgaben unter anderem:

• Büroorganisation des Geschäftszimmers und Terminkoordination für den Oberbürgermeister sowie im Vertretungsfalle der Büroleitung
• Erledigung allgemeiner Verwaltungsarbeiten wie beispielsweise die Annahme, Vermittlung und Beantwortung telefonischer Anfragen
• Abwicklung des in- und externen Schriftverkehrs
• Zusammenstellung von Terminmappen und Überwachung der Wiedervorlage
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen
• Vorbereitung von Dienstreisen einschließlich Erledigung des entsprechenden Schriftverkehrs sowie Erstellung der entsprechenden Reisekostenabrechnung
• eigenverantwortliche Informationsbeschaffung, -bewertung und –weiterleitung
• Pflege und Organisation des Kalenders des Oberbürgermeisters
• operative Steuerungsunterstützung
• selbstständige Einschätzung und Priorisierung der eingehenden Terminanfragen und Umstellung des Tagesablaufs
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen.

Ihr Profil:

• Bachelorabschluss mit einem für die Tätigkeit förderlichen Schwerpunkt, oder Befähigung für die Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt des allgemeinen Verwaltungsdienstes oder Verwaltungsfachwirt*in
• nachweisbare mehrjährige Erfahrung in der Arbeit in einem Geschäftszimmer oder Sekretariat beziehungsweise einer vergleichbaren Tätigkeit sowie Kenntnisse der Kommunalverwaltung sind hierbei wünschenswert
• sicherer, freundlicher und gewandter Umgang mit Personen des öffentlichen Lebens sowie zeitliche Flexibilität für die besonderen Anforderungen der Tätigkeit
• hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit sowie freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten, persönliche Integrität
• Fähigkeit zu selbstständigem sowie strukturiertem Arbeiten
• hohe Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit
• gute Kenntnisse im Umgang mit der gängigen Standardsoftware (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, MS-Teams et cetera)
• hohe Belastbarkeit und hohe Reaktionsgeschwindigkeit
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit.

Was Sie sonst noch wissen sollten:

Die Einstellung erfolgt unbefristet im Arbeitsverhältnis zu den Bedingungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD). Bei Vorliegen der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen ist eine Einstellung im Beamtenverhältnis möglich.

Wir leben Vielfalt –

Wir bekennen uns ausdrücklich zu Vielfalt in unserem Arbeitsumfeld und freuen uns über die Bewerbungen aller Talente – unabhängig von Alter, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität. Deshalb hat die Landeshauptstadt Düsseldorf die Charta der Vielfalt unterzeichnet: www.charta-der-vielfalt.de.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Frauen und bevorzugen Frauen nach Maßgabe des LGGNRW in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sowie gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des §2SGBIX sind erwünscht.

Der Einsatz auf der Stelle ist zunächst befristet für die Dauer der Elternzeit der derzeitigen Stelleninhaberin, die Einstellung erfolgt jedoch unbefristet.

Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Das Auswahlverfahren findet voraussichtlich am 15. September, 18. September oder 19. September 2025 statt.

Bitte bewerben Sie sich online bis zum 04. September 2025 über den Button „Stell dich vor." (https://karriere.duesseldorf.de/vorzimmerassistenz-de-f7426.html?agid=19)

Für das Bewerbungsverfahren ist Ihre Ansprechperson Silke Bräuer, Telefon 0211 89-21225, Moskauer Straße 25, Zimmer 3. OG, links. Bei Rückfragen bitten wir um Angabe der Kennziffer 01/00/11/25/01.

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