DK-Sekretariat / IT-Haushaltsführung und -Vergaben (m/w/d)

Digitalisierung / Künstliche Intelligenz (DK) - Standort Quedlinburg
Bewerbungsfrist: 4. August 2025 für die Kennziffer: QLB-DK-Sekretariat-01-25

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit für das Sekretariat der Abteilung Digitalisierung / Künstliche Intelligenz (DK).

Ihre Aufgaben

• Vorzimmer- und Sekretariatstätigkeiten:
  • allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (Korrespondenz, Terminmanagement, Postbearbeitung)
  • Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft sowie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen (Protokollführung, Organisation von Meetings)
  • Reise- und Veranstaltungsmanagement für die IT-Abteilung
  • Bearbeitung und Pflege von Dokumenten, Akten und Datenbanken
  • Organisation der Fortbildungsplanung
  • Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen (z. B. Wissenschaftlerinnen/Wissenschaftler, Dienstleisterinnen/Dienstleister, Verwaltung)
  • Mitarbeit an der Optimierung von Verwaltungsprozessen innerhalb der Abteilung
• Vergabeverfahren
  • eigenständige Durchführung und Überwachung von Vergabeverfahren und Beschaffungen, insbesondere für IT, Dozentenverträge und Biometrie, einschließlich Dokumentation im Vorgangsbearbeitungssystem (z. B. MACH/MIM).
  • Inventarisierung und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen (IT-WiBe) im Rahmen von IT-Beschaffungen.
• Haushaltsführung und -bewirtschaftung für DK, einschließlich:
  • Führen der Haushaltsüberwachungsliste (HÜL)
  • Rechnungsbearbeitung und Jahresabschluss
  • Klärung haushaltsrelevanter Fragen mit dem Haushaltsreferat
  • eigenständige Berichterstattung gegenüber dem Haushaltsreferat des JKI.
  • Unterstützung bei der jährlichen Haushaltsplanung, Überwachung und Auswertung der Haushaltsbedarfsmeldungen sowie Zusammenstellung der Unterlagen für die Haushaltsanmeldung.

Sie haben

• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestelle/r, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation; Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung;
• möglichst fundierte Kenntnisse des Haushalts- und Vergaberechts des Bundes;
• möglichst Erfahrungen in den genannten Aufgabengebieten aus bisheriger Berufstätigkeit;
• ausgeprägte organisatorische Kenntnisse und Erfahrungen, die Sie kreativ einsetzen können;
• sehr gut ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Erfahrung im Umgang mit digitalen Kommunikationswerkzeugen;
• sichere Kenntnisse und Fähigkeiten bei der Nutzung von IT im Büroalltag (sicherer Umgang mit Office-Software und Kollaborationsplattformen);
• eine ausgeprägte Begeisterungsfähigkeit, sich mit neuen IT-Lösungen zu beschäftigen und ihre Arbeitsprozesse an diese anzupassen;
• Kenntnisse und/oder Erfahrungen mit IT-Systemen zur elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung;
• einen Führerschein der Klasse B (III) und die Bereitschaft zur Durchführung von Dienstreisen.

Wir wünschen uns eine/n aufgeschlossene/n Mitarbeiter/in mit Flexibilität und Freude an selbstständiger Arbeit. Besonderen Wert legen wir auf Teamfähigkeit, soziale Kompetenz und Einsatzfreude.

Wir bieten

• eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle und interessante Tätigkeit in einer internationalen Arbeitsumgebung.
• eine unbefristete Vollzeitbeschäftigung mit 39,0 Wochenstunden. Verschiedene Formen der Teilzeitbeschäftigung sind grundsätzlich möglich. Das Arbeitsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst-Ost (TVöD-Ost).
• entsprechend der Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen eine Vergütung bis zu Entgeltgruppe E 6 TVöD.
• einen Eintritt zum frühestmöglichen Zeitpunkt.

Wir gewährleisten die berufliche Gleichstellung. Wir leben ein diverses und weltoffenes Miteinander. Das Julius Kühn-Institut verpflichtet sich zur Inklusion. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind daher ausdrücklich erwünscht. Diese werden im Auswahlverfahren bevorzugt berücksichtigt. Das JKI unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und ist seit 2021 Träger des Zertifikates audit berufundfamilie (https://www.julius-kuehn.de/media/2_JKI/Allgemein/PDF/audit-berufundfamilie-ZertifikatKurzportrait.pdf) . Um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu unterstützen, bietet das JKI im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten u.a. flexible Arbeitszeitmodelle an. Weitere Informationen finden Sie hier (https://www.julius-kuehn.de/media/2_JKI/Arbeiten_am_JKI/PDF/JKI_Arbeitgeber_BuF.pdf) .

Bei einer Einstellung kann das Deutschlandticket als Jobticket mit Arbeitgeberzuschuss für 23,28 € bezogen werden.

Mehr Informationen

Steffen Kecke
Tel.: +49 (0) 3946 47-2400
E-Mail: steffen.kecke@julius-kuehn.de (mailto:steffen.kecke@julius-kuehn.de)

Online bewerben

Bewerben Sie sich bitte bis zum 4. August 2025 über das Online-Bewerbungssystem "Interamt". Klicken Sie dazu bitte auf den Button "Online bewerben" auf der Seite von "Interamt".

Eine Übersicht aller offenen Stellenausschreibungen des Julius Kühn-Instituts finden Sie hier (https://www.julius-kuehn.de/stellenangebote-im-jki/) . Alternativ können Sie auch einfach den QR-Code unten-rechts mit Ihrem mobilen Endgerät scannen.

Für Ihre Bewerbung registrieren Sie sich bitte bei Interamt unter https://www.interamt.de/koop/app/registrieren (https://www.interamt.de/koop/app/registrieren) .Sollten Sie bereits als Nutzerin bzw. Nutzer angemeldet sein, nutzen Sie bitte Ihr Login. Bei technischen Problemen und Fragen zu Ihrer Registrierung wenden Sie sich bitte direkt an Interamt unter der Nummer +49 (0) 385 4800-140oder per E-Mail: kontakt@interamt.de (mailto:kontakt@interamt.de) .

Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen sind im Rahmen des Online-Verfahrens bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist im System hochzuladen.

DasJulius Kühn-Institut ist eine Einrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat (BMLEH).

Hausanschrift: Julius Kühn-Institut (JKI), Bundesforschungsinstitut für Kulturpflanzen, Zentralabteilung, Erwin-Baur-Straße 27, 06484 Quedlinburg.

Informationen zum Datenschutz finden Sie hier: https://www.julius-kuehn.de/datenschutz-stellenangebote (https://www.julius-kuehn.de/datenschutz-stellenangebote) .

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