Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.000 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Bei der Universitätsverwaltung im Dezernat Studium und Lehre ist folgende Stelle in Vollzeit (39,5 Std./Woche) zum nächstmöglichen Zeitpunkt besetzen:

Dezernatsassistenz – Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

• Assistenz für die Dezernentin im Tagesgeschäft und bei Sonderaufgaben
• Office-Management: Organisationsaufgaben im Sekretariat, professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Terminmanagement: für die Termine der Dezernentin inkl. Vor- und Nachbereitung der Besprechungen
• Finanzangelegenheiten und Beschaffungswesen: Vorprüfen von Anträgen, Buchungsvorgängen und Rechnungslegungslisten, Koordination der Beschaffungsverfahren, Bearbeitung von Rechnungen im eRechnungssystem
• Personalmanagement/Stellenbesetzungsverfahren: Bearbeitung von Krankmeldungen, Unterstützung bei der Ausschreibung von Stellen, Erledigung der Korrespondenz, Organisation der Gespräche, Vorbereitung der Einstellungsunterlagen
• Planungsaufgaben: Unterstützung bei der Organisation von Tagungen und Sitzungen sowie Dienstreisen
• Themenspezifische Unterstützung: Recherchetätigkeiten und Aufbereitung der Ergebnisse, Protokollführung in Besprechungen, Mitarbeit in Projekten

Ihr Profil:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte*r für Bürokommunikation, Verwaltungswirt*in oder einer vergleichbaren Ausbildung
• Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung aus einer vergleichbaren Tätigkeit
• Erfahrung in Verwaltung, Kenntnisse der Hochschulstrukturen
• Selbständiges Arbeiten
• Sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Programme
• Organisations- und Planungsstärke
• Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• Repräsentatives und freundliches Auftreten

Wir bieten:

• Einen vielseitigen und ansprechenden Arbeitsplatz in einem kollegialen und motivierten Team
• Eine fundierte Einarbeitung
• Flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle mit den Vorteilen des öffentlichen Dienstes
• Ein vielfältiges universitäres Angebot wie ein bezuschusstes Deutschlandticket, Veranstaltungen, Hochschulsport und interne Weiterbildung

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TV-L . Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis 23.05.2025 in einer PDF-Datei (alle Unterlagen in einer Datei) per E-Mail senden an: dezernat2@zuv.uni-heidelberg.de (mailto:dezernat2@zuv.uni-heidelberg.de) .

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Ihnen keine Eingangsbestätigung zusenden und die Auswertung der eingegangenen Bewerbungen etwas Zeit in Anspruch nimmt. Gerne können Sie sich für Rückfragen an die o. g. E-Mail-Adresse wenden.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt (https://www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt) .

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