Schulsekretär*innen (m/w/d)

Fachbereich Kinder, Jugend und Schule

Der Fachbereich Kinder, Jugend und Schule ist mit ca. 1.800 Mitarbeitenden ein Wegbegleiter für Kinder, Jugendliche und deren Familien durch alle Lebensphasen von der Geburt bis zum Eintritt ins Erwachsenenalter. Neben vielfältigen weiteren Aufgaben ist der Fachbereich unter anderem für die äußeren Schulangelegenheiten verantwortlich, die sowohl die personelle Ausstattung der Schulen mit Hausmeister*innen und im Schulsekretariat, als
auch das Raumangebot für Unterricht, OGS und Mensa abdecken. Ein Zukunftsthema ist darüber hinaus die Digitalisierung der Schulen.

In der Abteilung „Schule“ (FB 45/400) des Fachbereichs Kinder, Jugend und Schule sind im Bereich der städtischen Schulen fortlaufend Stellen für Schulsekretär*innen (m/w/d) in Voll- und Teilzeit (mindestens sechs Stunden) zunächst befristet zu besetzen. Perspektivisch wird die Übernahme in ein
unbefristetes Beschäftigungsverhältnis angestrebt. Es ist sowohl möglich, dass ein Einsatz als Sekretär*in an einer oder mehreren Stammschulen als auch ein wechselnder Einsatz als Springerkraft erfolgt. Die Besetzung und Einteilung der unterschiedlichen Stellen erfolgt bedarfsorientiert sowie in Absprache mit Ihnen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• allgemeine Sekretariatsarbeiten, wie z.B. telefonische und persönliche Beratung, Auskunftserteilung, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Registraturarbeiten, Botengänge
• Materialbeschaffung
• Bearbeitung von Angelegenheiten der Schüler- und Lehrerschaft (Aktenführung/-verwaltung)
• Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, hier u.a. Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Führen des Inventarverzeichnisses und der Barkasse
• Unterstützung der Schulleitung u.a. bei allgemeinem Schriftverkehr, Terminplanung und Wiedervorlage, Auswertung von Statistiken, Gästebewirtung

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
• oder eine abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung. In Abhängigkeit von der vorhandenen Qualifikation wird die Teilnahme an einer internen beruflichen Qualifizierung (Basis- und ggf. Aufbaulehrgang bzw. Verwaltungslehrgang I) geprüft.
• Belastbarkeit, Organisationsgeschick und eine gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
• eine ausgeprägte soziale Kompetenz
• ein freundliches und sicheres Auftreten im persönlichen Umgang mit den Schüler*innen und Lehrkräften

Wünschenswert

• Erfahrung in der Sekretariatstätigkeit
• Erfahrung im öffentlichen Dienst

Das bieten wir

• Arbeiten bei einem der drei größten Arbeitgeber der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus
einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Mit der Übertragung der Funktion ist der Besuch der internen
Fortbildungsreihe „Verwaltungskunde für Mitarbeiter*innen ohne spezifische
Verwaltungsausbildung” verbindlich vorgeschrieben, sofern keine Ausbildung
zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder der Verwaltungslehrgang I
absolviert wurde.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und
aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit
Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und
Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.

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