Tätigkeitsprofil:

Ihr Arbeitsbereich:

Die Assistenz ist für die Erledigung der Sekretariatsgeschäfte der Professur für Bioinformatik am Institut für Biochemie und Biologie sowie der Professur für AI in Sciences am Institut für Informatik und Computational Science zuständig. (https://www.uni-potsdam.de/de/ibb-bioinformatik/index). Die Professuren decken Forschung und Lehre in den angegebenen Bereichen ab. Das Team umfasst jeweils eine bunte Mischung von Studierenden, Doktorand/-innen1, technischen und wissenschaftlichen Mitarbeitenden sowie Gäste aus dem In- und Ausland.Wenn Sie gerne mit motivierten und offenen Menschen kommunizieren, meist in englischer Sprache, wenn Sie ein Organisationstalent sind, administrative Aufgaben nicht scheuen, abwechslungsreiche Aufgabenfelder mögen, selbständige Arbeit im Wissenschafts- und Lehrbetrieb in einem internationalen Umfeld schätzen oder darauf neugierig sind, dann sind wir die richtige Adresse für Ihre berufliche Zukunft.

Ihr Aufgabengebiet umfasst:

• eigenständiges Führen der Sekretariatsgeschäfte (u.a. Terminplanung, Korrespondenz, Postbearbeitung, Aktenablage, Planung und Vorbereitung der Abrechnung von Reisen, Bibliotheksangelegenheiten, Material-, und Gerätebestellungen, Wiedervorlagen)
• Unterstützung von Mitarbeitenden, Hilfskräften und Gästen
• Überwachung von Haushalts- und Drittmitteln (Erstellung von Beschaffungsanträgen, Kontrolle der Mittelabflüsse, Vorbereitung von Zahlungsverfügungen)
• Vorbereitung von Personalangelegenheiten (Einstellungs- und Verlängerungsanträge, Vorbereitung von Lehraufträgen)
• Mitwirkung bei der Organisation von (auch größeren) Tagungen und Veranstaltungen
• Mitwirkung bei der Bearbeitung von wissenschaftlichen Texten und Vorbereitung von Publikationen
• administrative Unterstützung in Forschung, Lehre und Prüfung
• Gestaltung und administrative Verwaltung der Homepages

Anforderungsprofil:

Sie bringen Folgendes mit:

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungs- oder Büroberuf oder vergleichbare Ausbildung und/oder erste Berufserfahrung in entsprechender Position, Quereinstieg nach abgeschlossener Ausbildung/Hochschulabschluss ggf. möglich
• Kommunikations-, Kooperations- und Teamfähigkeit
• Fähigkeit zu konzentrierter, gründlicher und selbstständiger Arbeit sowie zur Aufgaben Priorisierung; Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• freundliches und sicheres Auftreten im Publikumsverkehr und am Telefon
• sehr gute Fähigkeiten im Umgang mit den Mitteln moderner Bürokommunikation (MS Office, insb. Word und Excel) und mit elektronischen Medien inkl. der Pflege von Datenbanken und der Gestaltung und Administration von Internetauftritten / Internetseiten
• sehr gute mündliche und schriftliche Kompetenzen in deutscher und englischer Sprache, sichere Orthographie

Darüber hinaus sind folgende Kompetenzen wünschenswert:

• haushaltsrechtliche Grundkenntnisse

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