Tätigkeitsprofil:

Zu Ihren Aufgaben gehören dabei u. a.

• Empfang und Information im Eingangsbereich des Rathauses
• Entgegennahme von Post- und Warensendungen; Postverteilung in die Organisationseinheiten
• Sichtung der fachbereichsübergreifenden elektronischen Postfächer und Weiterleitung in die Organisationseinheiten
• Ausgangspost frankieren und versandfertig machen
• Telefonvermittlung und telefonische Auskünfte
• Scannen und Bearbeiten von Dokumenten im zentralen Rechnungseingang
• Betreuung der Registratur (Aufnahme und Herausgabe von Unterlagen auf Antrag, Vorbereitung und Durchführung von Aktenkassationen)
• Beschaffung von Kleinstmaterial

Die Beschäftigung erfolgt an drei Wochentagen wochenweise abwechselnd von Montag bis Mittwoch bzw. von Mittwoch bis Freitag sowie im Vertretungsfall an fünf Wochentagen. Die Sprechzeiten der Stadtverwaltung sind dabei jeweils abzudecken.

Anforderungsprofil:

Was erwarten wir?

Als Mitarbeiter/in im zentralen Empfang arbeiten Sie in einem Bereich mit direktem Kontakt zu Bürgerinnen und Bürgern und sind auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung oftmals eine gefragte Ansprechperson. Sie sollten deshalb gern mit Menschen zu tun haben, diese gerne beraten und sehr serviceorientiert sein. Dies erfordert die Fähigkeit, sich auf unterschiedliche Gesprächspartner/innen und Situationen einzustellen. Unerlässlich sind sehr gute Deutschkenntnisse und ein verbindliches und freundliches Auftreten. Wenn Sie eine engagierte und verantwortungsvolle Persönlichkeit sind, die in der Lage ist, ihr Aufgabengebiet nach einer Einarbeitungsphase selbständig und zuverlässig zu erledigen, freuen wir uns, Sie kennenzulernen.

Was sollten Sie mitbringen?

Unabdingbar:

• ausgeprägte Kontakt- und Kommunikationsfähigkeit
• hohe Serviceorientierung
• sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise
• Bereitschaft lange Sprechtage abzudecken
• Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung

Ferner werden erwartet:

• Gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Office-Anwendungen)
• PKW-Führerschein

Wünschenswert:

• Abgeschlossene Ausbildung in einem Beruf mit Bezug zur ausgeschriebenen Tätigkeit
• Praktische Erfahrungen im Bereich Zentrale Dienste bzw. Verwaltungserfahrung
• Ortskenntnisse sind von Vorteil, aber nicht zwingend

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