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Sach­ge­biest­lei­ter Post­stel­le/ In­for­ma­ti­on (m/w/d)

Arbeitgeber: Landkreis Wittenberg

Kurzinfo

Tätigkeitsfeld
Verwaltung und Büro
Ort
Lutherstadt Wittenberg
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Arbeitszeit
Vollzeit
Anstellungsdauer
Befristet
Bewerbungsfrist
31.07.2025
Laufbahn / Entgeltgruppe
Mittlerer Dienst
Kontakt
Frau Ivonne Kaufmann
Telefon:  03491 806-1246
Mailkontakt

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Tätigkeitsprofil:

Stellenausschreibung Landkreis Wittenberg

Beim Landkreis Wittenberg ist im Fachdienst IT, Zentrale Dienste und Archiv zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als

Sachgebietsleiter Poststelle und Information (m/w/d)

befristet für 2 Jahre zu besetzen. Die Stelle ist - vorbehaltlich der endgültigen Eingruppierung - mit Entgeltgruppe 8 TVöD/ VKA ausgewiesen. Es handelt sich hierbei um eine Vollzeitstelle.

Ausführliche Informationen sind unter www.landkreis-wittenberg.de (Karriere in der Kreisverwaltung) verfügbar.

Ihre Aufgabenbereiche sind im Wesentlichen folgende:

1. Koordination von Information und Poststelle, u. a.

  • Erstellen der Einsatzplanung für die Mitarbeiter der Poststelle und Information
  • Aufgabenerfüllung steuern, koordinieren und konzeptionell gestalten
  • Entwicklung von Leistungszielen in Zusammenarbeit mit dem Abteilungsleiter
  • Durchführung von Dienstberatungen, Belehrungen und Schulungen
  • Festlegung und Steuerung von Prioritäten bei der Aufgabenerledigung sowie Analyse der Arbeitsauslastung und ggf. Gegensteuerung sowie Neuorganisation, Lösungsvermittlung und Eingriff bei Arbeitsrückständen
  • Regelung der allgemeinen Vertretbarkeit unter Beachtung der Dienstzeiten
  • Beschwerdemanagement (Anlaufstelle für externe und interne Beschwerden und Herbeiführung von Klärungen) /erste Deeskalationsstelle
  • Unterstützung und Begleitung bei der Einführung des digitalen Posteingangs
  • Optimierung der digitalen Prozesse in Hinblick auf die Software in Zusammenarbeit mit dem Abteilungsleiter
  • Anleitung der Auszubildenden

2. Tätigkeiten für den Bereich Poststelle, u. a.

  • Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost
  • Bearbeitung von digitalen Eingangsrechnungen
  • elektronisches Erfassen von papierhaften Eingangsrechnungen („Frühes Scannen“)

3. Tätigkeiten für den Bereich Information, u. a.

  • Entgegennahme und qualifizierte Vermittlung von Telefonaten
  • Wahrnehmung der allgemeinen Aufgaben der Information (allgemeine Auskunftserteilung, Ausgabe, Annahme und Weiterleitung von Anträgen/Unterlagen für die Kreisverwaltung)
  • Koordinierung der Raumvergabe für Beratungsräume der Kreisverwaltung

4. Fachadministration für das Terminbuchungstool für die Kreisverwaltung Wittenberg, u. a.

  • Mitarbeit bei der Konzeption der Anbindung der gesamten Kreisverwaltung an die Terminverwaltung
  • Steuerung, Begleitung und laufende Evaluierung der Umsetzung der Maßnahme
  • Einrichtung, Verwaltung und Überwachung von Zugangsdaten, Zugriffsrechte, Nutzerkonten, ggf. auch Zertifikatsverwaltung
  • Ansprechpartner für die Mitarbeiter der Abteilung bei auftretenden Problemen bei der Arbeit und Bereinigung von Fehleingaben
  • Planung, Organisation und Durchführung von Schulungen
  • Anleitung der Nutzer des Terminbuchungstools

5. Mitwirkung bei der Haushaltsplanung und -ausführung, u. a.

  • Mitarbeit bei der Planung der Haushaltsansätze für die Versendung der Post der Kreisverwaltung Wittenberg
  • Postbuchbearbeitung und Durchführung von Buchungsvorgängen insbesondere im Vertretungsfall

6. Fahrbereitschaft Post- und Botendienst für die Kreisverwaltung

Anforderungsprofil:

Welche fachlichen Voraussetzungen sind erforderlich?

  • abgeschlossene Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten bzw. abgeschlossener Beschäftigtenlehrgang Ioder
  • abgeschlossene Berufsausbildung zum Sozialversicherungs-, Steuer-, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellten
  • bei im Ausland erworbenen Bildungsabschlüssen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss

Was erwarten wir?

  • Kenntnisse der Verwaltungsvorschriften und fachbezogener Gesetze
  • umfassende Kenntnisse sämtlicher Abläufe und Prozesse
  • Kenntnisse im Vergaberecht
  • gute PC-Kenntnisse (Word, Excel)
  • hohe Einsatzbereitschaft, Durchsetzungsvermögen, Belastbarkeit und Flexibilität
  • Organisationsgeschick
  • mindestens eine kompetente Verwendung der deutschen Sprache entsprechend der Stufe C1 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen (Nachweis erforderlich)
  • Führerschein der Klasse B

Weitere Informationen

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