Tätigkeitsprofil:

Stellenausschreibung Landkreis Wittenberg

Beim Landkreis Wittenberg ist im Fachdienst IT, Zentrale Dienste und Archiv zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als

Sachgebietsleiter Poststelle und Information (m/w/d)

befristet für 2 Jahre zu besetzen. Die Stelle ist - vorbehaltlich der endgültigen Eingruppierung - mit Entgeltgruppe 8 TVöD/ VKA ausgewiesen. Es handelt sich hierbei um eine Vollzeitstelle.

Ausführliche Informationen sind unter www.landkreis-wittenberg.de (Karriere in der Kreisverwaltung) verfügbar.

Ihre Aufgabenbereiche sind im Wesentlichen folgende:

1. Koordination von Information und Poststelle, u. a.

• Erstellen der Einsatzplanung für die Mitarbeiter der Poststelle und Information
• Aufgabenerfüllung steuern, koordinieren und konzeptionell gestalten
• Entwicklung von Leistungszielen in Zusammenarbeit mit dem Abteilungsleiter
• Durchführung von Dienstberatungen, Belehrungen und Schulungen
• Festlegung und Steuerung von Prioritäten bei der Aufgabenerledigung sowie Analyse der Arbeitsauslastung und ggf. Gegensteuerung sowie Neuorganisation, Lösungsvermittlung und Eingriff bei Arbeitsrückständen
• Regelung der allgemeinen Vertretbarkeit unter Beachtung der Dienstzeiten
• Beschwerdemanagement (Anlaufstelle für externe und interne Beschwerden und Herbeiführung von Klärungen) /erste Deeskalationsstelle
• Unterstützung und Begleitung bei der Einführung des digitalen Posteingangs
• Optimierung der digitalen Prozesse in Hinblick auf die Software in Zusammenarbeit mit dem Abteilungsleiter
• Anleitung der Auszubildenden

2. Tätigkeiten für den Bereich Poststelle, u. a.

• Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost
• Bearbeitung von digitalen Eingangsrechnungen
• elektronisches Erfassen von papierhaften Eingangsrechnungen („Frühes Scannen“)

3. Tätigkeiten für den Bereich Information, u. a.

• Entgegennahme und qualifizierte Vermittlung von Telefonaten
• Wahrnehmung der allgemeinen Aufgaben der Information (allgemeine Auskunftserteilung, Ausgabe, Annahme und Weiterleitung von Anträgen/Unterlagen für die Kreisverwaltung)
• Koordinierung der Raumvergabe für Beratungsräume der Kreisverwaltung

4. Fachadministration für das Terminbuchungstool für die Kreisverwaltung Wittenberg, u. a.

• Mitarbeit bei der Konzeption der Anbindung der gesamten Kreisverwaltung an die Terminverwaltung
• Steuerung, Begleitung und laufende Evaluierung der Umsetzung der Maßnahme
• Einrichtung, Verwaltung und Überwachung von Zugangsdaten, Zugriffsrechte, Nutzerkonten, ggf. auch Zertifikatsverwaltung
• Ansprechpartner für die Mitarbeiter der Abteilung bei auftretenden Problemen bei der Arbeit und Bereinigung von Fehleingaben
• Planung, Organisation und Durchführung von Schulungen
• Anleitung der Nutzer des Terminbuchungstools

5. Mitwirkung bei der Haushaltsplanung und -ausführung, u. a.

• Mitarbeit bei der Planung der Haushaltsansätze für die Versendung der Post der Kreisverwaltung Wittenberg
• Postbuchbearbeitung und Durchführung von Buchungsvorgängen insbesondere im Vertretungsfall

6. Fahrbereitschaft Post- und Botendienst für die Kreisverwaltung

Anforderungsprofil:

Welche fachlichen Voraussetzungen sind erforderlich?

• abgeschlossene Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten bzw. abgeschlossener Beschäftigtenlehrgang Ioder
• abgeschlossene Berufsausbildung zum Sozialversicherungs-, Steuer-, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellten
• bei im Ausland erworbenen Bildungsabschlüssen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss

Was erwarten wir?

• Kenntnisse der Verwaltungsvorschriften und fachbezogener Gesetze
• umfassende Kenntnisse sämtlicher Abläufe und Prozesse
• Kenntnisse im Vergaberecht
• gute PC-Kenntnisse (Word, Excel)
• hohe Einsatzbereitschaft, Durchsetzungsvermögen, Belastbarkeit und Flexibilität
• Organisationsgeschick
• mindestens eine kompetente Verwendung der deutschen Sprache entsprechend der Stufe C1 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen (Nachweis erforderlich)
• Führerschein der Klasse B

Weitere Informationen