Tätigkeitsprofil:

• Erledigung administrativer und organisatorischer Sekretariatsaufgaben, dazu zählen u. a.

• Unterstützung bei der Koordinierung des Lehr- und Prüfungsbetriebes für Professor*innen bzw. Studiengänge des Fachbereiches
• Unterstützung bei der Vorbereitung/Ausgestaltung von Arbeitsverträgen
• Unterstützung der Mitarbeitenden bei Verwaltungsabläufen
• Schriftverkehr und Postbearbeitung, E-Mail
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen im Fachbereich, auch Protokollierungen
• Dienstreisevor- und -nachbereitungen
• Urlaubsberechnung und -dokumentation
• Beschaffung von Geschäftsbedarf, Ausstattungsgegenständen und Geräten
• Inventur
• Unterstützung bei der Organisation von Lehraufträgen und der Abrechnung von Lehrleistungen

• Ansprechpartner*in für studentische Belange (Arbeitsverträge für studentische Mitarbeiter*innen, Lehr- und Prüfungsgeschehen)
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Anforderungsprofil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als kaufmännische*r Assistent*in für Fremdsprachen, Verwal­tungsfachangestellte*r, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder vergleichbare Abschlüsse, die für die Tätigkeit im Sekretariat qualifizieren.
• Sichere Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift

Folgende Fähigkeiten/Qualifikationen sind erwünscht:

• Sicherer Umgang mit PC und der einschlägigen Software (z. B. MS Office)
• Gute Umgangsformen, hohe Einsatzbereitschaft, strukturiertes Arbeiten und Sorgfalt
• Fähigkeit und Willen zur Weiterbildung und zum Erlernen spezieller IT-Lösungen (z. B. Typo3, Moodle) unter Anleitung
• Freude an der Arbeit in einem interkulturellen Team, hohe soziale Kompetenz
• Kenntnisse zur Vertragserstellung und Mittelbewirtschaftung, u. a. Haushaltsordnung, Reise­kostenrecht etc.

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