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Sach­be­ar­bei­te­rin/Sach­be­ar­bei­ter für das Pro­jekt eAk­te

Arbeitgeber: Bundesanstalt Technisches Hilfswerk

Kurzinfo

Tätigkeitsfeld
Verwaltung und Büro
Ort
Bonn
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Arbeitszeit
Vollzeit oder Teilzeit
Anstellungsdauer
Befristet
Bewerbungsfrist
17.10.2018
Laufbahn / Entgeltgruppe
Gehobener Dienst
Kennziffer
THW-2018-179
Kontakt
Servicezentrum Personalgewinnung des Bundesverwaltungsamtes
Telefon:  022899-358-8755
Mailkontakt

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Tätigkeitsprofil:

Das THW plant die Einführung der eAkte – als eines der zentralen Elemente der Digitalen Verwaltung – im Rahmen eines Projektes zu organisieren. Als Grundlage wird der zentral bereitgestellte Basisdienst eAkte für die Bundesverwaltung dienen. Für die Nutzung dieses Dienstes ist u.a. auf Basis der im Projekt zu erhebenden Bestandsdaten ein Soll-Konzept zu erstellen und die Soll-Prozesse zu modellieren. Darüber hinaus sind die spezifischen Anforderungen des THW, die u.a. auf seinen besonderen Aufbau und seine Aufgaben als primär ehrenamtlich getragene Einsatzorganisation zurückzuführen sind, bei der Umsetzung zu berücksichtigen.

Projektvorbereitung

  • Bearbeitung von organisatorischen Fragestellungen im Bereich von IT-gestützten Geschäftsprozessen in Bezug zu Maßnahmen der digitalen Agenda 2020 (z.B. Projekte E-Akte, DE-Mail, eRechnung, Open Data etc.)
  • Erstellung/Fortschreibung fachlicher Anforderungsspezifikationen
  • Erhebung, Darstellung/Modellierung und Beschreibung von Prozessen
  • Erhebung des Aktenbestandes und Optimierung des Aktenplans
  • Erhebung und Betrachtung der Produktschnittstellen zu den bereits im THW vorhandenen Fachanwendungen
  • Erhebung und Analyse der IST-Prozesse und Modellierung der wesentlichen SOLL-Prozesse

Projektdurchführung

  • Erstellung eines Rollen- und Berechtigungskonzeptes
  • Konzeption und Abstimmung des Rollout
  • Konzeption und Beauftragung erforderlicher Schulungen
  • Durchführung des Veränderungsmanagements (einschl. Schulungen)
  • Erarbeitung und Einführung des Pilotsystems im THW
  • Analyse des Pilotsystems auf Funktionalität und Optimierungspotential
  • Behebung der Schwachstellen bzw. Optimierung der Prozesse
  • Rollout des Basisdienstes im THW

Projektabschluss

  • Unterstützung bei der Erstellung des Abschlussberichtes durch stetiges Fortschreiben der Projektdokumentation
  • Überführung der Aufgabe in die Linie
  • Identifizieren der Weiterentwicklungspotentiale und Umsetzung (z.B. durch Initiieren von Folgeprojekten und -maßnahmen)

Gremienarbeit

  • Teilnahme an Gremien und Arbeitsgruppensitzungen, u.a. Tagungen der Geschäftsbereichsbehörden des BMI zu den Themengebieten der Digitalen Agenda 2020 (z.B. eAkte, eRechnung, DE-Mail etc.)
  • Aufbau und Pflege von Netzwerken

Anforderungsprofil:

Erforderlich sind:

  • Abgeschlossenes Fachhochschulstudium bzw. ein gleichwertiger Bachelorabschluss vorzugsweise der Fachrichtungen Diplomverwaltungswirtin/Diplomverwaltungswirt, Verwaltungswissenschaften oder Angestelltenlehrgang II/Verwaltungsfachwirt/in oder einer Fachrichtung mit einem Bezug zur Datenverarbeitung (z.B. Informatik, Wirtschaftsinformatik, Mathematik, Physik, Elektrotechnik); alternativ Betriebswirtschaftslehre vorzugsweise mit dem Schwerpunkt Betriebsorganisation oder auch jeder anderen Fachrichtung, die einen fachlichen Bezug zu dem Aufgabenbereich hat
  • Kenntnisse im Umgang mit Gesetzen, Verordnungen und Bestimmungen
  • Kenntnisse in der Projektplanung und –durchführung
  • Erfahrungen bei der Planung und Durchführung von Workshops
  • Kenntnisse im Prozessmanagement (Erhebung, Dokumentation, Optimierung)
  • Genderkompetenz
  • Bereitschaft zu gelegentlichen, in der Regel planbaren mehrtägigen Dienstreisen
  • Bereitschaft, bei Bedarf auch außerhalb der üblichen Arbeitszeit Dienst zu leisten und erreichbar zu sein (zum Beispiel im Einsatzfall)
  • Bereitschaft zum Tragen von Dienst- bzw. Einsatzbekleidung zu bestimmten Anlässen
  • Grundsätzliche Bereitschaft zur Mitarbeit im Leitungs- und Koordinierungsstab (LuK)

Von Vorteil sind:

  • Kenntnisse im Umgang mit dem Projektleitfaden „Projektmanagement für die öffentliche Verwaltung“ und mit dem Organisationshandbuch des Bundesministerium des Innern
  • Kenntnisse im Umgang mit dem Vorgehensmodell „Einführung des Basisdienstes E-Akte /DMS“ des Bundesverwaltungsamtes
  • IT-Kenntnisse in den Bereichen Workflowmanagementsysteme, elektronischer Geschäftsverteilungsplan, Prozesserhebung, -modellierung und -darstellung
  • Erfahrungen mit Datenbanken (z.B. JURIS, BSCW-Server)
  • Bereitschaft zu gesellschaftlichem Engagement und zur Übernahme sozialer Verantwortung

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